秘書依頼で失敗しない！最初に伝えるべき5つのポイント
オンライン秘書に仕事を依頼するのは初めて…
「うまく伝えられるか不安」「相性が合うか心配」という声をよくいただきます。
しかし実際は、最初にポイントを押さえて伝えるだけで、業務の進み方や満足度が大きく変わります。
このページでは、秘書依頼をスムーズに進めるために “最初に必ず共有してほしい5つのこと” をまとめました。
1. 依頼したい業務内容を具体的に伝える
契約前にZoomで簡単な打ち合わせを行うだけで、その後の進め方がグッとスムーズになります。
「とりあえずサポートしてほしい」
という伝え方では、秘書側もどこから手をつけるべきか判断が難しくなってしまいます。
例：
- スケジュール調整
- 出張手配
- 講演・授業の準備
- メール対応
- 資料作成
このようにできるだけ具体的な業務をリストアップして伝えることがポイントです。
2. 業務の優先順位を明確にする
どれも大事に見えるタスクでも、実際には「最優先すべき仕事」が存在します。
最初に優先順位を共有しておくことで、限られた時間でも 重要な業務から確実に進められる ようになります。
3. 希望する連絡手段と返信スピードを共有する
秘書との連携で最もトラブルになりやすいのが、連絡手段と返信スピードのすれ違いです。
以下のような希望を事前に伝えておきましょう。
- 連絡手段：メール / ChatWork / Slack / LINE など
- 返信目安：「1営業日以内に返信してほしい」
- 緊急時：「急ぎの時は電話で連絡してほしい」
こうした基準を最初に決めておくことで、後々の細かいストレスを大幅に防げます。
4. セキュリティ・情報管理のルールを確認する
秘書業務では、どうしても個人情報や機密情報を扱います。
そのため、情報管理のルールを最初にすり合わせておくことが大切です。
例：
- 秘密保持契約（NDA）の締結
- データの扱い方の確認（Google Drive / Dropbox など）
- パスワード共有の方法（1Password / Notion / メール不可 など）
安心して任せられる環境が整うことで、より深い業務まで依頼しやすくなります。
5. あなたの「こだわり」や「NG事項」を最初に伝える
「こんな細かいことまで言うべき？」と思う内容ほど大切です。
たとえば…
- 特に優先してほしいタスク
- 気をつけてほしい取引先とのやり取り
- 緊急の連絡は必ず電話で
- 学会・研究期間中は返信が遅れる など
小さなこだわりを共有してもらえるほど、秘書はあなたに合わせたサポートができます。
まとめ：秘書は “仕事の外注” ではなく “パートナー” です
最初のすり合わせを丁寧に行うことで、秘書はあなたの仕事を深く理解し、長期的に安心して任せられる存在になります。
「何を伝えればいいか分からない」という方でもご安心ください。
初回相談では、ヒアリングしながら一緒に整理していくことも可能です。
まずはお気軽に無料相談をご利用下さい！
Hamming Birds Assistant では、
大学教授・研究者・経営者の皆さま向けに、オンライン秘書サービスを提供しています。