秘書を外注する前の小さな準備｜初めてでも失敗しないために
「秘書を外注したいけれど、何から依頼すればいいのか分からない」 「オンライン秘書が気になるけど、うまく活用できるか不安…」 そんな声を、私はこれまで多くの経営者・研究者の方から伺ってきました。
実は、外注秘書をうまく活用できる人には“共通点”があります。 それは、最初の段階で5つのポイントだけ押さえていることです。
この記事では、企業秘書・研究者秘書・オンライン秘書として10年以上の経験をもとに、 外注秘書を最大限に活用するためのコツをわかりやすくまとめました。
1. 依頼したいことを「ざっくり」でいいので整理する
完璧にまとめる必要はありません。 むしろ最初は、困っていることを3つだけ書き出す程度でOKです。
- メールが多すぎて管理しきれない
- 書類整理・研究費関連の管理が苦手
- スケジュール調整に時間が奪われている
この“ざっくり”があるだけで、秘書側がプロの視点で 「どんなタスクに落とし込めばいいか」を読み取れます。
2. 依頼の背景や目的を共有する
「何を頼むか」よりも、“なぜ必要なのか”を伝えると、秘書の質が一気に高まります。
例えば：
- 海外とのやり取りが多い → 英語対応が必要
- 締切が多い → リマインドを徹底したい
- 研究や経営に集中する時間を作りたい
背景を理解してもらうだけで、 秘書は一歩先を読んだサポートができるようになります。
3. 情報共有の方法を最初に決めておく
外注秘書でよくあるのが、情報がいろんな場所に散らばってしまうこと。 これを避けるために、最初にこれだけ決めれば十分です。
- 連絡ツール（Chatwork / Slack / メール）
- 資料の保管場所（Google Drive / Dropbox/Notion）
- スケジュール管理（Google カレンダー）
これだけで、コミュニケーションのムダが劇的に減ります。
4. 最初の1〜2週間は「依頼の粒度」を細かめに伝える
最初は、秘書との“感覚合わせ期間”。 具体的に伝えるほど、その後の依頼がスムーズになります。
例：
- ❌「資料まとめておいて」
- ⭕「この3つのPDFを要約して、Word1枚にまとめてほしい」
最初だけ丁寧に伝えれば、 2週間後には秘書が自動で判断して動ける状態になります。
5. 任せる範囲を徐々に広げると、一気に成果が出る
最初は単発や5時間だけ等の依頼からでOK。 ただ、実は一番効果が出るのは“定期的なルーティンタスク”を渡せたときです。
例えば：
- メール整理
- スケジュール調整
- 学会・会議の準備
- 請求書・見積りサポート
- 研究費・領収書の整理
- 海外との英文メール対応
こうした細々したタスクを手放すと、 本来の研究・経営に集中できる時間が一気に増えます。
まとめ｜外注秘書は“最初の設計”で効果が決まる
外注秘書をうまく使えるかどうかは、 「依頼力」ではなく最初の環境づくりに左右されます。
今回紹介した5つのコツを押さえておけば、 秘書のサポート品質は大きく上がり、あなたの時間は確実に増えます。
オンライン秘書をご検討の方へ
・何を依頼できるのかイメージできない ・業務が多すぎて整理できない ・初めて外注するので相談してから決めたい こうした方は、まずはお気軽にご相談ください。