秘書依頼が失敗しない！最初に伝えるべき５つの大事なこと

はじめに

秘書に依頼するのは初めてで、うまく伝えられるか不安…。
相性も心配…。
そんな声をよく耳にします。

でも実は、最初にポイントを押さえて伝えるだけで、秘書との連携は格段にスムーズになります。

ここでは、秘書依頼で失敗しないために、最初に伝えるべき５つのことをご紹介します。

1.依頼したい業務内容を明確にする

契約前にZoom相談などで事前打ち合わせができると安心です。
契約を結ぶ前に、大切な確認事項をきちんと伝えることをおすすめします。

「サポートしてほしい」という大まかな依頼だけでは、秘書も具体的に動きづらくなってしまいます。
たとえば、スケジュール調整、出張手配、資料作成など、
できるだけ具体的な業務内容をリストアップして伝えましょう。

 

2.業務の優先順位を伝える

「全部大事」に見える業務でも、実際には優先すべき仕事が必ずあります。
あらかじめ最優先事項を明確に伝えることで、限られた時間の中でも確実に必要な業務から進めてもらうことができます。

3.連絡手段と返信スピードの希望を共有する

メール、チャット、電話など、希望する連絡手段をあらかじめ共有しておきましょう。
また、

・「1営業日以内に返信希望」

・「急ぎのときは電話希望」
など、返信スピードの基準もすり合わせておくと、後々のストレスを防げます。

4.セキュリティ・情報管理のルールを確認する

秘書に業務を依頼するうえで、情報管理は非常に重要なポイントです。

可能であれば、

・秘密保持契約（NDA）の締結

・データの取り扱いルールの確認
を事前に行い、信頼できる体制をつくりましょう。

5.こだわりやNG事項を伝える

「こんな細かいことまで言っていいのかな？」と迷う内容も、遠慮せずに伝えることが大切です。

たとえば、

・特に優先してほしい仕事

・気を付けてほしい取引先との対応

・緊急時は電話で必ず連絡してほしい

など、あなたならではのこだわりやNG事項は最初に共有しておくと、後からのストレスを大きく減らせます。

まとめ

秘書は、あなたのビジネスパートナーです。
最初のすり合わせを丁寧に行うことで、長く安心して任せられる関係を築くことができます。

「何を伝えたらいいかわからない」という場合も大丈夫。
初回相談で、一緒に整理しながら進めることも可能です。

まずはお気軽にご相談ください。